Før du skriver en e-post, må du stille deg følgende spørsmål:
- Er e-post den riktige kanalen for det jeg ønsker å kommunisere? Sikkerhetsnivået til en e-post er lavt, og det er relativt enkelt for uvedkommende å lese det du skriver, så du må aldri sende sensitiv informasjon her.
- Kan e-posten din bli del av saksbehandlingen? Da må du tenke på hvordan du formulerer deg, og du må huske å arkivere den i sak- og arkivsystemet. I ePhorte kan du sende brev til digital postkasse via SvarUT.
- Flere avdelinger har den interne servicetjenesten Helpdesk.
Slik strukturerer du e-posten din
Emnefelt
Gi e-posten din en informativ overskrift som gjør det enkelt for mottakeren å prioritere henvendelsen riktig. Bruk nøkkelord, slik at det blir lettere å søke opp e-posten i ettertid.
Inngangshilsen
Skriv inngangen på en egen linje uten komma eller punktum til slutt, for eksempel slik:
Hei
Hei! (hvis det er en uformell e-post til noen du kjenner)
Hei, Per Pedersen
Til deg som jobber frivillig i lag og foreninger
Hovedbudskapet
Få kjapt fram hvorfor mottakeren skal lese e-posten, og hva hun skal gjøre etter å ha lest den. Ikke ta opp mange ulike tema i samme e-post, men skriv en ny e-post hvis du skal ta opp en annen sak. Uthev viktige beskjeder med fet skrift eller annen skriftfarge.
Avsnitt med overskrifter
Mottakeren din leser kanskje mange e-poster hver dag. Gjør det derfor enkelt for henne å orientere seg i teksten. Bruk korte avsnitt med beskrivende mellomoverskrifter, og sett mellomrom før og etter avsnittene.
Språk
Bruk et konkret og konsist språk. Ikke bruk forkortelser og faguttrykk med mindre du er helt sikker på at alle mottakerne av e-posten forstår dem. Tenk også på at e-posten kan bli videresendt til andre.
Skrift
I Indre Fosen kommune har vi Arial som skrifttype for både korte og lange tekster.
Ikke bruk store bokstaver for å understreke noe som er viktig. Det blir av mange oppfattet som «skriking». Til overskrifter har vi valgt Arial Black. Unngå også understrek. Det kan forvekseles med lenke.
Lenker
I Outlook kan du bruke lenker for at mottakeren lett skal finne informasjon andre steder i e-posten, eller på eksterne sider. Lag selvforklarende lenketekster. Du finner lenkefunksjonen på menyen Sett inn-> hyperkobling. For å lenke internt i en e-post trykker du på «Plassering i dokumentet». For å lenke til en ekstern nettside velger du «Eksisterende fil eller nettside».
Bilder og grafikk
Vær obs på at grafikk og bilder kan gjøre at e-posten havner i spam-filteret til mottakeren. Bruk mest mulig ren tekst, og ikke legg inn designelementer i signaturen din.
Avslutning
En formell e-post skal alltid avsluttes. Du skal ikke ha komma eller punktum etter hilsningsfrasen over navnet ditt. Legg gjerne inn telefonnummeret ditt til slutt.
Med vennlig hilsen (eller hilsen / vennlig hilsen, ikke bruk forkortelsen mvh.)
Per Pedersen
personalkonsulent (liten forbokstav i stillingstittel)
Indre Fosen kommune
mobil xxx xx xxx
www.indrefosen.kommune.no